1. DIFERENCIA ENTRE FLUJOS Y RESULTADOS
1.1. Flujo de caja
En las guías anteriores, analizamos lo que es un libro de caja, que nos permite controlas nuestros ingresos y egresos de manera sistemática, entendiendo como va cambiando nuestro dinero en efectivo. Cuando vemos esa variación, le llamamos flujo de caja.
| Fecha | Ingresos | Egresos | Saldo | Concepto | Cuenta |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2021 | 20.000 | 0 | 20.000 | Saldo inicial | Capital |
| 04-01-2021 | 0 | 10.000 | 10.000 | Compra de harina | Insumos |
| 06-01-2021 | 20.000 | 0 | 30.000 | Venta de Pan | Ventas |
| 10-01-2021 | 0 | 15.000 | 15.000 | Pago cuota horno | Herramientas |
| 13-01-2021 | 22.000 | 0 | 37.000 | Venta de Pan | Ventas |
| 13-01-2021 | 2.000 | 0 | 39.000 | Pago Juana | Deudores (ventas) |
Análisis de información
El objetivo de la contabilidad es que nos sirva para tomar decisiones, que pueden ser relacionadas para los negocios. ¿Es realmente rentable el negocio? ¿Cuándo es bueno invertir? ¿Debemos endeudarnos para seguir funcionando? ¿Podemos aumentar nuestro sueldo? Estas son algunas de las preguntas que podríamos hacernos. Utilizando los ejemplos de los registros, podemos hacer el siguiente análisis:
Lo importante es buscar la manera en que cada una pueda prosperar con su negocio: ver cómo llevar los registros, para averiguar si nos está yendo bien, o debemos hacer algún cambio para que las ventas prosperen.
Utilizaremos el ejemplo del tema “libro de caja y banco” para analizarlo.
| Fecha | Ingresos | Egresos | Saldo | Cuenta | Concepto |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2021 | 20.000 | 0 | 20.000 | Capital | Saldo inicial |
| 04-01-2021 | 0 | 10.000 | 10.000 | Insumos | Compra de harina |
| 06-01-2021 | 20.000 | 0 | 30.000 | Ventas | Venta de Pan |
| 10-01-2021 | 0 | 15.000 | 15.000 | Herramientas | Pago cuota horno |
| 13-01-2021 | 22.000 | 0 | 37.000 | Ventas | Venta de Pan |
| 13-01-2021 | 2.000 | 0 | 39.000 | Deudores (ventas) | Pago Juana |
Podemos observar que tenemos 39.000, que es 19.000 más de lo que teníamos en un inicio.
1.2. Resultados del negocio
Podemos tener dinero en nuestra caja ¿pero estamos teniendo ganancias o pérdidas?
Los resultados del negocio es el análisis de la suma de nuestros ingresos y gastos, incluyendo aquellos que no se han desembolsado todavía. Por ejemplo, en el libro de caja anterior, no teníamos considerado nuestro sueldo, ni el desembolso por toda la maquinaria, herramientas, gastos de luz y agua, entre otras cosas.
Analicemos nuestros resultados integrando solamente nuestro sueldo. Por el trabajo realizado, nos pagaríamos 30.000 por esas 2 días de trabajo:
| Categorías | Monto |
|---|---|
| Ventas pagadas* | 44.000 |
| Herramientas | -15.000 |
| Insumos | -10.000 |
| Sueldo por pagar | -30.000 |
| Total: Pérdida | -11.000 |
*Las ventas pagadas son la suma de las ventas de 20.000 y 22.000, los días 06 de enero y 14 de enero.
En este caso, estaríamos teniendo una pérdida de 11.000, considerando todos nuestros ingresos, gastos, y dinero que debemos pagar o recibir.
A veces no nos alcanza para pagar nuestra meta de sueldo, por lo que puede ser que estamos teniendo pérdidas, y debemos reinventar el negocio. En otras ocasiones, es mejor endeudarnos o buscar algo de financiamiento, por ejemplo, para tener un horno industrial y poder producir en grandes cantidades. Podemos integrar otros supuestos al análisis, como, por ejemplo, que voy a juntar dinero para poder comprar maquinaria, y como estoy empezando, no me voy a pagar. Sin embargo, es importante tener consciencia de cómo nos está yendo en nuestro negocio, analizando no solo el dinero que tenemos, sino también los resultados.
2. Proyecciones a futuro
2.1 Proyecciones
Para que mi emprendimiento perdure en el tiempo, es necesario tener una visión de futuro, que considere nuestro estado actual, nuestro presente, analizar qué cosas pueden pasar, y tomar decisiones considerando aquello. Por ello, en contabilidad podemos utilizar distintas proyecciones para anticipar si tendremos ganancias o pérdidas. Una de las proyecciones más importantes es la de flujos proyectados.
2.2 ¿Qué es un flujo proyectado?
El flujo de caja proyectado es una estimación del dinero que se espera que ingrese y que salga del negocio. Incluye todos los ingresos y gastos proyectados. La proyección del flujo de caja generalmente cubre un período de 12 meses. Sin embargo, las estimaciones pueden cubrir un período más corto, como un mes o una semana.
Proyectar el flujo de caja puede brindar una idea más clara sobre hacia dónde se dirige un negocio y cómo se pueden hacer mejoras.
2.3 ¿Para qué me sirve un flujo proyectado?
Las proyecciones del flujo de caja pueden ayudar a predecir excesos o escasez de efectivo en la empresa. Se puede ver qué periodos tienen más ingresos o más gastos. También las proyecciones se pueden usar para estimar los efectos de un posible cambio en el negocio. Por ejemplo: se podría contratar a un empleado agregando a la proyección los salarios, impuestos y otros gastos del empleado; o también, se podría hacer una inversión en maquinaria en cuotas. Así, se puede observar cómo podría afectar la contratación del empleado al flujo de caja.
Se puede determinar si el negocio está cumpliendo con las expectativas al revisar sus proyecciones, comparándolas con los resultados reales. Esto puede ayudar a determinar dónde se necesitan realizar ajustes, tal como disminuir ciertos gastos, o ver la necesidad de vender más para que mi emprendimiento no se hunda.
2.4 ¿Cómo calcular el flujo de caja proyectado?
Para calcular un flujo proyectado, realizaremos un ejemplo, al cual le pondremos un número entre paréntesis para indicar en qué parte de la tabla anotamos el monto. Los pasos que debemos hacer son:
- Calcular el saldo inicial, que podemos obtener de nuestro libro de caja al momento de hacer las proyecciones. Para este caso, supondremos que nuestro saldo inicial es de $500.000
- Estimar cuánto serán las ventas de cada mes. Nos podemos basar en cuánto vendimos el año pasado, en la estacionalidad (ejemplo, si vendemos helados nuestro fuerte será el verano). Supondremos las ventas de enero son $900.000, y las demás se encuentran en la tabla adjunta.
- Estimar cuánto serán los costos de cada mes. Para aquello, ya sabemos cuáles son costos fijos (que debemos pagar cada mes vendamos mucho o poco, como el arriendo y nuestro sueldo), y costos que son variables (que dependen de nuestra producción. Supongamos que, como costos fijos, tenemos nuestro sueldo es de $500.000, pagamos $30.000 en publicidad, y el arriendo es de $100.000. Además, como costos variables, gastamos en insumos el 25% de nuestra venta cada mes. En enero, como vendimos 900.000, gastamos en insumos el 25%, es decir, $225.000
- Determinar el flujo del periodo, que es la suma de nuestros ingresos y egresos. En enero, como nuestras ventas fueron $900.000, le debemos restar nuestro sueldo de $500.000, insumos por $225.000, arriendo por $100.000, y la publicidad por $30.000, dando un total por el periodo de $45.000.
- Sumar el saldo inicial con nuestro flujo del período, eso nos da nuestro flujo final del mes, que en el ejemplo es de $545.000
- El saldo final de enero es el saldo inicial de febrero, y así sucesivamente.
Tabla de ejemplo: Flujo de caja proyectado
De esto, podemos notar que en enero partimos con 500.000 y en junio terminamos con 1.070.000, por lo que no tendremos problemas de flujo de caja, al contrario, tendremos más dinero del que teníamos. Es más, puede ser un buen momento para invertir en alguna maquinaria que necesitemos, comprar herramientas, expandirnos, tomar una capacitación, entre otras cosas.
En la otra vereda, si el resultado hubiese sido negativo, quiere decir que necesitamos vender más o aminorar nuestros costos, debido a que no vamos a llegar a junio con el emprendimiento funcionando. Tal vez, si de julio a diciembre nuestras ventas son buenas, puede ser que con un préstamo solucionemos nuestra necesidad de dinero, pues sabemos que nos va a ir bien.
Es importante hacer este ejercicio, pues nos permite anticiparnos y tomar mejores decisiones respecto a nuestro negocio a futuro. Nos permite saber si podemos invertir o no, si tendremos que pedir un préstamo y lo podemos pagar, o también de que quizás debemos achicar nuestro negocio.
Invitamos a que realicen su flujo de caja proyectado, utilizando el plan de cuentas de su empresa, poniendo sus fuentes de ingresos y costos, para colocar el resumen del flujo del periodo, saldo final y saldo inicial.