Libros

1. ¿CÓMO SE CONSTRUYEN ESTOS LIBROS?

Los libros de compra y venta sirven para registrar de manera cronológica todas nuestras compras y ventas, respectivamente. En estos libros se debe detallar si las ventas o las compras fueron con IVA o exentas y agregarle, además, la siguiente información:

  1. Fecha de la transacción
  2. Identificación
    • En el libro de compras se anota el nombre y rut del Proveedor.
    • En el libro de ventas se anota el nombre y rut del Cliente.
  3. Folio de la factura o boleta
  4. Los montos: monto neto, monto de IVA y monto total. En caso de ser exenta, detallar monto exento y total.
  5. Opcionalmente, podemos agregar el detalle de la transacción: ¿qué compramos? O ¿qué vendimos?.

Como vimos en el Servicio de Impuestos Internos (SII), en la opción donde podemos revisar el Registro de Compra y Venta del mes, la plataforma acumula todas nuestras ventas y todas nuestras compras de manera automática, generando incluso un resumen de las compras y ventas del mes.

En la misma página del SII es posible descargar estos registros en formato Excel, así podemos de manera automática contar con una planilla de registro para nuestras compras y ventas, en otras palabras, tendríamos listos nuestros Libros de Compra y Venta. 

FORMATO DE LIBROS DE COMPRA Y DE VENTA

LIBRO DE COMPRA

LIBRO DE VENTA


2. ¿CÓMO REGISTRO MIS INGRESOS Y EGRESOS?

El Libro de Ingresos y Egresos es un registro cronológico de todos los ingresos y egresos de nuestro negocio.

Cada anotación, ya sea de ingreso o egreso, debe contener:

  • N° de anotación (en orden correlativo 1, 2, 3)
  • Fecha de la operación.
  • Señalar el tipo de documento que está respaldando ese ingreso o ese egreso. Puede ser una factura (compra o venta), una boleta, un contrato y otro tipo de comprobante.
  • Número del documento en caso de que sea necesario. Por ejemplo, el folio de las facturas o boletas.
  • El Nombre o Rut de la contraparte. Si es una compra, del proveedor. Si es una venta, del cliente. Si es un contrato de arriendo, el del Arrendador.
  • Monto total de la operación.
  • Incorporar una glosa con el detalle de la información.

EJEMPLO

Registre los siguientes ingresos y egresos (se adjuntan las facturas y boletas)

FACTURAS DE COMPRA

BOLETAS DE COMPRA

FACTURAS DE VENTA

OTRAS OPERACIONES

  • El día 13 de agosto del 2018 se pagó el arriendo del local por un total de $180.000.-
  • El día 17 de agosto vendió una cocina para cambiarla por otra mejor, a $310.000, a la vecina Dominga.
  • El día 30 de agosto pagó remuneración a repartidor part-time por $150.000.-

REGISTROS

LIBRO DE INGRESOS

N°  Fecha Tipo de doc. Nro Doc Contraparte Monto Glosa
122/7/2018Factura1Colegio Santa Margarita400.000Venta de almuerzos
228/7/2018Factura2Empresa Alcena300.000 Venta de almuerzos
310/8/2018 Factura 3Colegio Cóndores300.000 Venta de almuerzos
417/8/2018 ComprobanteDominga310.000 Venta de cocina
518/8/2018 Factura 4Empresa Beta200.000 Venta de almuerzos
624/8/2018 Factura 5 Empresa La Proyección300.000 Venta de almuerzos

LIBRO DE COSTOS

N°  Fecha Tipo de doc Nro Doc ID Proveedor Monto Glosa
115/7/2018Factura502Verduras Todo Fresquito178.500Compra de verduras
215/7/2018Factura101Panadería Las Masitas 71.400Compra de pan
315/7/2018Boleta236574Frijoles Mágicos 19.500Compra legumbres
415/7/2018Boleta436890La Cumpleañera 10.600Vasos y platos de cartón
56/8/2018Boleta547211La Mente Creativa 11.000Artículos de librería
66/8/2018Boleta436999La Cumpleañera 11.500Vasos y platos de cartón
79/8/2018Boleta236610Frijoles Mágicos 21.200Compra de hortalizas
813/8/2018Contrato Arrendador 180.000Arriendo de local
919/8/2018Factura850Verduras Todo Fresquito110.000Compra de verduras
1030/8/2018Contrato Repartidor 150.000Pago a repartidor


3. LIBRO DE CAJA Y BANCO

3.1 Libro de caja

Este libro registra lo que tenemos en efectivo, lo que tenemos en nuestra “caja”.  Nos permite registrar de manera más sencilla nuestros ingresos y egresos, teniendo un historial y un control del dinero que manejamos en efectivo.

Para hacer este cálculo, debemos sumar todos los ingresos (entradas de dinero) y egresos (salidas de dinero). Por ejemplo, tenemos el siguiente caso para el negocio del pan, con los siguientes hechos:

  • El 4 de enero pusimos 20.000 de capital para empezar nuestro negocio.
  • El 4 de enero también compramos harina y levadura.
  • El 6 de enero vendimos 20.000 en pan.
  • El 10 de enero pagamos 15.000 de la cuota del horno.
  • El 13 de enero vendimos 22.000 de pan
  • El 13 de enero la señora Juana nos pagó 2.000 que nos debía.

Fecha Ingresos Egresos Saldo Saldo Cuenta
04-01-202120.00020.000Saldo inicialCapital
04-01-202110.00010.000Compra de harinaInsumos
06-01-202120.00030.000Venta de PanVentas
10-01-202115.00015.000Pago cuota hornoHerramientas
13-01-202122.00037.000Venta de PanVentas
13-01-20212.00039.000Pago JuanaDeudores (ventas)

Debemos considerar que:

  • Para ser más ordenadas/os, debemos separar cada concepto en cada línea separada. Por ejemplo, el 04 de enero tuvimos un ingreso y un egreso, y lo anotamos por separado.
  • Al 13 de enero debemos revisar nuestra caja, billetera, banano, dinero en el banco, o donde lo estemos guardando, y debemos tener 39.000.
  • Podemos guardar los respaldos de cada transacción: como las boletas de compra en el supermercado.
  • SOLO se incluyen los ingresos y egresos del negocio, incluyendo nuestro sueldo. NO se incluyen gastos ni ingresos personales. Si se saca dinero del negocio para gastos personales, debemos anotarlo como sueldo.

¿Por qué es importante tener un registro del libro de caja constante y actualizado?

Nos dará información muy relevante como: cuánto estamos vendiendo, que es lo que compramos, gastos que generamos con respecto a nuestro negocio, este libro también nos dirá si estamos teniendo ganancias o pérdidas. Todo esto se traduce en los movimientos que tengamos de dinero en efectivo, realizar esta acción nos permite ser más ordenados con nuestras cuentas y además podremos darnos cuenta si es que existe alguna fuga de dinero.

3. 2 Libro de Banco

El Libro de banco es en donde se debe anotar todas las operaciones que realiza la empresa con su cuenta bancaria. Permite tener un historial para identificar que sucedió en cada transacción del banco, teniendo un control de quién y por qué motivo fue el ingreso o egreso. Además, nos entrega lo que tenemos de dinero en la cuenta de nuestro banco, lo que. 

Para el registro de este libro, debemos sumar todos los ingresos y egresos Es idéntico al libro de caja, pero registra la información del banco por separado, para evitar confusiones.


Este libro es importante, ya que nos permite saber con cuánto dinero contamos en el banco aparte de nuestro efectivo en caja, también saber cuánto dinero hemos depositado y si alguna venta al crédito fue saldada. Si es que llegamos a tener alguna cuenta por una empresa (cuando estemos formalizados), debemos considerar que nos pueden fiscalizar por los ingresos y gastos que tengamos en nuestra cuenta, y, por ende, en dicho caso debemos llevar un registro detallado de todas nuestras transacciones.


4. LIBROS DE CLIENTES DEUDORES

¿CÓMO SE CONSTRUYEN ESTOS LIBROS?

Aún siendo un emprendimiento pequeño, muchas veces podemos vender al crédito. Esto no significa que nos paguen con tarjeta de crédito, pero cuando le vendemos a personas de confianza que sabemos que nos van a pagar, se puede dar el caso que nos paguen en cuotas.

¿Qué información sería útil registrar en caso de que alguien nos compre en cuotas?

  • La fecha de la compra.
  • El nombre de él/la cliente/a.
  • El detalle de la compra, puede ser también el número de la boleta o factura asociada.
  • El monto total de la compra.
  • El monto que ya nos pagaron.
  • El monto que falta por pagar.
  • La fecha comprometida a pagar.
  • Cualquier otra información que consideremos importante.

EJEMPLO DE LIBRO DE DEUDORES

Fecha Cliente Monto compra Doc Monto pagado Monto adeudado Fecha comprometida de pago Observación

06-01-2021

Pedro Urzua

$5.000

Boleta 23657

0

$5.000

20-01-2021
Se cambió de casa, difícil de encontrar.

07-01-2021

Lucía Lorca

$13.000

Factura 57

$7.000

$6.000

02-02-2021

13-01-2021

Pablo Cid

$3.000

Boleta 23688

$3.000

0

20-01-2021
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