1. ¿CÓMO SE CONSTRUYEN ESTOS LIBROS?
Los libros de compra y venta sirven para registrar de manera cronológica todas nuestras compras y ventas, respectivamente. En estos libros se debe detallar si las ventas o las compras fueron con IVA o exentas y agregarle, además, la siguiente información:
- Fecha de la transacción
- Identificación
- En el libro de compras se anota el nombre y rut del Proveedor.
- En el libro de ventas se anota el nombre y rut del Cliente.
- Folio de la factura o boleta
- Los montos: monto neto, monto de IVA y monto total. En caso de ser exenta, detallar monto exento y total.
- Opcionalmente, podemos agregar el detalle de la transacción: ¿qué compramos? O ¿qué vendimos?.
Como vimos en el Servicio de Impuestos Internos (SII), en la opción donde podemos revisar el Registro de Compra y Venta del mes, la plataforma acumula todas nuestras ventas y todas nuestras compras de manera automática, generando incluso un resumen de las compras y ventas del mes.
En la misma página del SII es posible descargar estos registros en formato Excel, así podemos de manera automática contar con una planilla de registro para nuestras compras y ventas, en otras palabras, tendríamos listos nuestros Libros de Compra y Venta.
FORMATO DE LIBROS DE COMPRA Y DE VENTA
LIBRO DE COMPRA
LIBRO DE VENTA
2. ¿CÓMO REGISTRO MIS INGRESOS Y EGRESOS?
El Libro de Ingresos y Egresos es un registro cronológico de todos los ingresos y egresos de nuestro negocio.
Cada anotación, ya sea de ingreso o egreso, debe contener:
- N° de anotación (en orden correlativo 1, 2, 3)
- Fecha de la operación.
- Señalar el tipo de documento que está respaldando ese ingreso o ese egreso. Puede ser una factura (compra o venta), una boleta, un contrato y otro tipo de comprobante.
- Número del documento en caso de que sea necesario. Por ejemplo, el folio de las facturas o boletas.
- El Nombre o Rut de la contraparte. Si es una compra, del proveedor. Si es una venta, del cliente. Si es un contrato de arriendo, el del Arrendador.
- Monto total de la operación.
- Incorporar una glosa con el detalle de la información.
EJEMPLO
Registre los siguientes ingresos y egresos (se adjuntan las facturas y boletas)
FACTURAS DE COMPRA
BOLETAS DE COMPRA
FACTURAS DE VENTA
OTRAS OPERACIONES
- El día 13 de agosto del 2018 se pagó el arriendo del local por un total de $180.000.-
- El día 17 de agosto vendió una cocina para cambiarla por otra mejor, a $310.000, a la vecina Dominga.
- El día 30 de agosto pagó remuneración a repartidor part-time por $150.000.-
REGISTROS
LIBRO DE INGRESOS
| N° | Fecha | Tipo de doc. | Nro Doc | Contraparte | Monto | Glosa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 22/7/2018 | Factura | 1 | Colegio Santa Margarita | 400.000 | Venta de almuerzos |
| 2 | 28/7/2018 | Factura | 2 | Empresa Alcena | 300.000 | Venta de almuerzos |
| 3 | 10/8/2018 | Factura | 3 | Colegio Cóndores | 300.000 | Venta de almuerzos |
| 4 | 17/8/2018 | Comprobante | Dominga | 310.000 | Venta de cocina | |
| 5 | 18/8/2018 | Factura | 4 | Empresa Beta | 200.000 | Venta de almuerzos |
| 6 | 24/8/2018 | Factura | 5 | Empresa La Proyección | 300.000 | Venta de almuerzos |
LIBRO DE COSTOS
| N° | Fecha | Tipo de doc | Nro Doc | ID Proveedor | Monto | Glosa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15/7/2018 | Factura | 502 | Verduras Todo Fresquito | 178.500 | Compra de verduras |
| 2 | 15/7/2018 | Factura | 101 | Panadería Las Masitas | 71.400 | Compra de pan |
| 3 | 15/7/2018 | Boleta | 236574 | Frijoles Mágicos | 19.500 | Compra legumbres |
| 4 | 15/7/2018 | Boleta | 436890 | La Cumpleañera | 10.600 | Vasos y platos de cartón |
| 5 | 6/8/2018 | Boleta | 547211 | La Mente Creativa | 11.000 | Artículos de librería |
| 6 | 6/8/2018 | Boleta | 436999 | La Cumpleañera | 11.500 | Vasos y platos de cartón |
| 7 | 9/8/2018 | Boleta | 236610 | Frijoles Mágicos | 21.200 | Compra de hortalizas |
| 8 | 13/8/2018 | Contrato | Arrendador | 180.000 | Arriendo de local | |
| 9 | 19/8/2018 | Factura | 850 | Verduras Todo Fresquito | 110.000 | Compra de verduras |
| 10 | 30/8/2018 | Contrato | Repartidor | 150.000 | Pago a repartidor |
3. LIBRO DE CAJA Y BANCO
3.1 Libro de caja
Este libro registra lo que tenemos en efectivo, lo que tenemos en nuestra “caja”. Nos permite registrar de manera más sencilla nuestros ingresos y egresos, teniendo un historial y un control del dinero que manejamos en efectivo.
Para hacer este cálculo, debemos sumar todos los ingresos (entradas de dinero) y egresos (salidas de dinero). Por ejemplo, tenemos el siguiente caso para el negocio del pan, con los siguientes hechos:
- El 4 de enero pusimos 20.000 de capital para empezar nuestro negocio.
- El 4 de enero también compramos harina y levadura.
- El 6 de enero vendimos 20.000 en pan.
- El 10 de enero pagamos 15.000 de la cuota del horno.
- El 13 de enero vendimos 22.000 de pan
- El 13 de enero la señora Juana nos pagó 2.000 que nos debía.
| Fecha | Ingresos | Egresos | Saldo | Saldo | Cuenta |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-01-2021 | 20.000 | 20.000 | Saldo inicial | Capital | |
| 04-01-2021 | 10.000 | 10.000 | Compra de harina | Insumos | |
| 06-01-2021 | 20.000 | 30.000 | Venta de Pan | Ventas | |
| 10-01-2021 | 15.000 | 15.000 | Pago cuota horno | Herramientas | |
| 13-01-2021 | 22.000 | 37.000 | Venta de Pan | Ventas | |
| 13-01-2021 | 2.000 | 39.000 | Pago Juana | Deudores (ventas) |
Debemos considerar que:
- Para ser más ordenadas/os, debemos separar cada concepto en cada línea separada. Por ejemplo, el 04 de enero tuvimos un ingreso y un egreso, y lo anotamos por separado.
- Al 13 de enero debemos revisar nuestra caja, billetera, banano, dinero en el banco, o donde lo estemos guardando, y debemos tener 39.000.
- Podemos guardar los respaldos de cada transacción: como las boletas de compra en el supermercado.
- SOLO se incluyen los ingresos y egresos del negocio, incluyendo nuestro sueldo. NO se incluyen gastos ni ingresos personales. Si se saca dinero del negocio para gastos personales, debemos anotarlo como sueldo.
¿Por qué es importante tener un registro del libro de caja constante y actualizado?
Nos dará información muy relevante como: cuánto estamos vendiendo, que es lo que compramos, gastos que generamos con respecto a nuestro negocio, este libro también nos dirá si estamos teniendo ganancias o pérdidas. Todo esto se traduce en los movimientos que tengamos de dinero en efectivo, realizar esta acción nos permite ser más ordenados con nuestras cuentas y además podremos darnos cuenta si es que existe alguna fuga de dinero.
3. 2 Libro de Banco
El Libro de banco es en donde se debe anotar todas las operaciones que realiza la empresa con su cuenta bancaria. Permite tener un historial para identificar que sucedió en cada transacción del banco, teniendo un control de quién y por qué motivo fue el ingreso o egreso. Además, nos entrega lo que tenemos de dinero en la cuenta de nuestro banco, lo que.
Para el registro de este libro, debemos sumar todos los ingresos y egresos Es idéntico al libro de caja, pero registra la información del banco por separado, para evitar confusiones.
Este libro es importante, ya que nos permite saber con cuánto dinero contamos en el banco aparte de nuestro efectivo en caja, también saber cuánto dinero hemos depositado y si alguna venta al crédito fue saldada. Si es que llegamos a tener alguna cuenta por una empresa (cuando estemos formalizados), debemos considerar que nos pueden fiscalizar por los ingresos y gastos que tengamos en nuestra cuenta, y, por ende, en dicho caso debemos llevar un registro detallado de todas nuestras transacciones.
4. LIBROS DE CLIENTES DEUDORES
¿CÓMO SE CONSTRUYEN ESTOS LIBROS?
Aún siendo un emprendimiento pequeño, muchas veces podemos vender al crédito. Esto no significa que nos paguen con tarjeta de crédito, pero cuando le vendemos a personas de confianza que sabemos que nos van a pagar, se puede dar el caso que nos paguen en cuotas.
¿Qué información sería útil registrar en caso de que alguien nos compre en cuotas?
- La fecha de la compra.
- El nombre de él/la cliente/a.
- El detalle de la compra, puede ser también el número de la boleta o factura asociada.
- El monto total de la compra.
- El monto que ya nos pagaron.
- El monto que falta por pagar.
- La fecha comprometida a pagar.
- Cualquier otra información que consideremos importante.
EJEMPLO DE LIBRO DE DEUDORES
| Fecha | Cliente | Monto compra | Doc | Monto pagado | Monto adeudado | Fecha comprometida de pago | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
06-01-2021 | Pedro Urzua | $5.000 | Boleta 23657 | 0 | $5.000 | 20-01-2021 | Se cambió de casa, difícil de encontrar. |
07-01-2021 | Lucía Lorca | $13.000 | Factura 57 | $7.000 | $6.000 | 02-02-2021 | |
13-01-2021 | Pablo Cid | $3.000 | Boleta 23688 | $3.000 | 0 | 20-01-2021 |