Un presupuesto es un documento donde se detallan todos los costos necesarios para la ejecución del proyecto y el alcance de los objetivos.
¿Por qué es útil?
- Ayuda a ordenar la información contable del proyecto
- Nos permite planificar las necesidades financieras.
- Es una herramienta que nos ayuda a ir controlando el gasto y así evitar gastos innecesarios.
- Permite identificar de dónde se origina y adónde va el dinero.
- Ayuda ajustar los gastos, frente a inconvenientes, de forma rápida y certera.
¿De qué elementos se compone?
- Costos directos: Son los costos asociados a la planificación, ejecución y mantenimiento del proyecto. Algunos podrían ser:
- Activos, como la compra de máquinas, herramientas o software.
- Materias primas, como los materiales para llevar a cabo una fabricación.
- Materiales de trabajo, en el caso que se considere la construcción de una obra menor.
- Materiales para talleres.
- Mobiliario para equipar espacios de trabajo.
- Sueldos, si es que se considera personal asalariado.
- Traslados y alojamiento, siempre y cuando el proyecto lo justifique.
- Costos de administración: Son los costos que no tienen directa relación con la ejecución del proyecto, por lo que no se le puede asignar a ninguna actividad puntual. Como, por ejemplo:
- Servicios básicos como agua, luz, gas.
- Arriendo de espacios.
- Materiales de oficina como papel, tintas, talonarios.
- Servicio de limpieza y seguridad.
¿Cómo hacerlo?
Paso 1: Identificar una lista de costo asociado a cada una de las actividades de la Carta Gantt.
Paso 2: Por cada ítem de costo, reconoce cuántas unidades vas a necesitar.
Paso 3: Si la actividad tiene asociada la compra de un activo o material, es muy importante hacer al menos tres cotizaciones a proveedores.
Paso 4: En la medida que vayas reconociendo a tus proveedores ve confirmando los precios unitarios.
Paso 5: Calcula el costo de cada ítem, multiplicando las unidades requeridas por los precios de venta.
Paso 6: Calcula el costo total del proyecto.
Paso 7: Identifica el origen del financiamiento de cada ítem ¿Será financiado por el fondo? ¿o se financiará con aportes propios? ¿o aportes de la comunidad?
Paso 8: Calcula los totales de los aportes según su origen:
- Total aportes del fondo.
- Total Aportes propios.
- Total aportes de la comunidad.
En este último paso debes corroborar qué es lo que exigen las bases, puesto algunos proyectos deben tener cofinanciamientos mínimo propios y de la comunidad o alianzas.
Paso 9: Procura que el dinero que financiarás con el fondo, no supere el límite exigido. Y revisa bien si hay restricciones.
Por ejemplo, los gastos administrativos suelen tener la restricción del 20% o 30% del total del proyecto. Esto significa que si todo tu proyecto cuesta $3.000.000 el monto total de los gastos administrativos no puede ser mayor a $600.000, en el caso que la restricción sea del 20%.
Si te llegara a pasar que superas ese monto tienes dos opciones:
- Aumentar el costo total del proyecto, siempre y cuando el límite del fondo lo permita.
- Disminuir los gastos administrativos.
Un presupuesto podría verse así:
| Ítem | Cantidad | Valor unitario | Total | Financiamiento: Solicitado al fondo | Financiamiento: Aportes propios | Financiamiento: Aportes de la comunidad |
Veamos cómo sería el presupuesto de un proyecto que postula a un fondo con límite máximo de $1.000.000 a pedir. Donde el beneficiario debe aportar un 20% y conseguir un 10% de la comunidad o de alguna alianza.
PROYECTO: Activa y nutre tu vida
En la primera parte, vamos a hacer el listado de los ítems de gasto, la cantidad, costos unitarios, total de cada ítem y total del proyecto a financiar.
| Ítem | Cantidad | Valor unitario | Total | Financiamiento: Solicitado al fondo | Financiamiento: Aportes propios | Financiamiento: Aportes de la comunidad |
| Colchonetas | 5 | $15.000 | $75.000 | |||
| Balones | 10 | $12.000 | $120.000 | |||
| Conos | 35 | $1.500 | $52.200 | |||
| Petos deportivos | 30 | $2.300 | $69.000 | |||
| Arcos de futbol | 4 | $45.000 | $180.000 | |||
| Medallas | 30 | $2.000 | $60.000 | |||
| Impresiones manuales | 30 | $500 | $15.000 | |||
| Diseño pendones | 2 | $25.000 | $50.000 | |||
| Honorarios diseñador | 5 | $15.000 | $75.000 | |||
| Horarios profe Laura | 6 | $12.000 | $72.000 | |||
| Honorarios profe Josefa | 6 | $12.000 | $72.000 | |||
| Honorarios Arturo | 6 | $12.000 | $72.000 | |||
| Colaciones niños | 270 | $700 | $189.000 | |||
| Coctel inauguración | 35 | $2.000 | $70.000 | |||
| $1.171.200 |
Total del proyecto a financiar es de $1.171.200. Con esta información calculamos los cofinanciamientos.
Cofinanciamiento de aportes propios: 20%
$1.171.200 x 0,2 = $234.240
Cofinanciamiento de la comunidad: 10%
$1.171.200 x 0,1 = $117.120
Total, solicitado al fondo
$1.171.200 – $234.240 – $117.120 = $819.840
En resumen, el origen de los aportes sería así:
| Solicitado al fondo | $819.840 |
| Aportes propios | $234.240 |
| Aportes de la comunidad | $117.120 |
| Total, proyecto a financiar | $1.171.200 |
Con esta información ahora debemos definir cuál del ítem van a financiar ustedes y cuáles la comunidad.
Por ejemplo, tú podrías financiar parte de los honorarios y la comunidad parte de las colaciones.
Veamos cómo quedaría el presupuesto:
| Ítem | Cantidad | Valor unitario | Total | Financiamiento: Solicitado al fondo | Financiamiento: Aportes propios | Financiamiento: Aportes de la comunidad |
| Colchonetas | 5 | $15.000 | $75.000 | $75.000 | ||
| Balones | 10 | $12.000 | $120.000 | $120.000 | ||
| Conos | 35 | $1.500 | $52.200 | $52.200 | ||
| Petos deportivos | 30 | $2.300 | $69.000 | $69.000 | ||
| Arcos de futbol | 4 | $45.000 | $180.000 | $180.000 | ||
| Medallas | 30 | $2.000 | $60.000 | $60.000 | ||
| Impresiones manuales | 30 | $500 | $15.000 | $15.000 | ||
| Diseño pendones | 2 | $25.000 | $50.000 | $50.000 | ||
| Honorarios diseñador | 5 | $15.000 | $75.000 | $56.760 | $18.240 | |
| Horarios profe Laura | 6 | $12.000 | $72.000 | $72.000 | ||
| Honorarios profe Josefa | 6 | $12.000 | $72.000 | $72.000 | ||
| Honorarios Arturo | 6 | $12.000 | $72.000 | $72.000 | ||
| Colaciones niños | 270 | $700 | $189.000 | $71.880 | $117.120 | |
| Coctel inauguración | 35 | $2.000 | $70.000 | $70.000 | ||
| $1.171.200 | $819.840 | $234.240 | $117.120 |
Sustentabilidad del proyecto
La sustentabilidad, conocida también como continuidad, se refiere al plan definido para conseguir que el proyecto se pueda mantener en el tiempo, una vez que se hayan consumido los fondos.
¿Por qué es tan importante?
Porque para poder combatir el problema que diagnosticaste en la población afectada, el proyecto a financiar será solo el primer paso para empezar a ver los primeros cambios. Si quieres ver un efecto real, la iniciativa deberá seguir activa, para poder dar continuidad a los resultados en el mediano y largo plazo.
¿Cómo podemos conseguir sustentabilidad de un proyecto?
Una forma muy sencilla, pero no siempre evidente, es preparar a la comunidad para que pueda sostener el proyecto en el futuro. Esta opción, considera capacitar a personas de la población afectada para que ellos mismos puedan ir haciendo algunas de las actividades que antes se financiaban. Como por ejemplos:
- Preparar monitores para que hagan las clases.
- Capacitar a personas para que hagan mantención a equipos.
- Asesorar a alguien para que mantenga actualizado el sitio web o redes sociales.
Otro camino que puede ser muy efectivo es generar alianzas con entidades que trabajen en el territorio y tengan los mismos objetivos que el proyecto.
La asociatividad nos permite generar redes a nivel local, provincial o regional con municipalidades, universidades, institutos, u otros que podrían interesarse en darle continuidad al proyecto.
Cómo el proyecto ya habrá dejado infraestructura, capacidades, activos o materiales, será mucho más fácil poder levantar una iniciativa, a partir de distintas voluntades para poder seguir con la ejecución.
Esta estrategia puede ir de la mano con la búsqueda de otros financiamientos o bien iniciativas de la misma comunidad, para generar una nueva fuente de ingreso para continuar con el proyecto.
Por ejemplo, siguiendo con la iniciativa que hemos venido trabajando sobre la actividad deportiva, la comunidad podría generar torneos e invitar a otras comunidades a participar, por medio de suscripciones pagadas. Con ese ingreso, se pueden pagar los honorarios de los profesores y costear los gastos de la actividad.
Como se puede ver, puede haber muchos caminos. La clave es buscar oportunidades de cómo poder integrar lo que se venía haciendo con la estrategia de organizaciones que ya vienen trabajando en el territorio.
Y por supuesto visualizar nuevos fondos a los que se pueda volver a postular para ir integrando más actividades, infraestructura y así ir consolidando un proyecto más grande con mayores resultados.
En resumen, la sustentabilidad se puede lograr:
- Cuando la población afectada genera ingresos a partir del proyecto, para volver a reinvertir en el proyecto y generar nuevas iniciativas.
- Generando alianzas con actores que ya trabajan en el territorio y tengan el mismo objetivo que el proyecto. Algunas ideas:
- Alianzas con fundaciones y ONG.
- Alianzas con la municipalidad.
- Alianza con alguna empresa que quiera hacer voluntariado corporativo.
Postulando a nuevos fondos que le puedan dar continuidad al proyecto en una segunda etapa.