Proceso contable

1. ¿CUÁLES SON LAS FASES O ETAPAS DE LA CONTABILIDAD?

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtención de los informes contables o más conocidos como Estados Financieros

Lo primero que se debe hacer es identificar el hecho económico, medir su cuantía, es decir, a cuánto dinero corresponde y clasificarlo según su naturaleza (puede ser una compra de materiales, una venta, un pago de un crédito, entre otros hechos económicos). Una vez que se tienen registrados todos los hechos económicos de un período se traducen a “lenguaje contable” y se presentan en los Estados Financieros.

En primer lugar, el hecho económico debe registrarse con detalle en el Libro Diario, luego se agrupan los hechos económicos de similares características en el Libro Mayor para finalmente resultar en el primer estado financiero y el más conocido: Balance de 8 columnas o Estado de Situación Financiera.

PROCESO CONTABLE


Antes de conocer cómo se registran las transacciones en las distintas etapas del proceso contable, veremos qué es la partida doble, ya que es importante entender por qué una transacción debe tener como mínimo 2 anotaciones en el asiento contable, una en el debe y otra en el haber.


2. ¿QUÉ ES LA PARTIDA DOBLE?

La partida doble se refiere a la base de la dualidad económica en contabilidad que dice que:

“Toda acción económica tiene origen en otra acción de igual valor, pero de naturaleza contraria.”

De esta manera, se asemeja a una balanza en equilibrio, ya que la suma del total de las anotaciones hechas al haber, debe ser igual a la suma del debe.

Un ejemplo es que cuando una empresa percibe ingresos por determinada venta, a su vez, debe despojarse de un producto, un servicio o un recurso.

Otro ejemplo es cuando depositamos dinero desde la Caja al Banco. En este caso está aumentando nuestro activo “Banco” pero el activo “Caja” está disminuyendo.


2.1 Libro Diario

Es el registro que acumula todos los hechos económicos de un período, día a día en orden cronológico.

Cuando ocurre un hecho económico, debemos registrar la fecha, el monto y su justificación. Todo esto se registra en forma de asiento contable en el libro diario. La estructura de un asiento contable es la que conocimos en la guía anterior (Ver Guía 02 “Tratamiento de Cuentas”).

Entonces, el Libro Diario es la suma de todos los asientos contables del año. 

Operación Cuentas Tipo Variación DEBE HABER
Pago de arriendo Arriendo Gasto Aumenta 300.000 0
Pago de arriendo Caja o Efectivo Activo Disminuye 0 300.000

Ejemplo de asiento: Pagar un arriendo en efectivo por $300.000.

Los componentes que, como mínimo, debe llevar el Libro Diario son los siguientes:

  • Fecha
  • Nombres de cuentas
  • Montos (Debe y Haber)
  • Glosa (detalle de la transacción)

La estructura recomendada a utilizar para registrar un hecho económico, ya sea en Excel o cuaderno es la siguiente:

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
03-01-202123Arriendo300.000 0 Pago arriendo local del mes de enero 2021
03-01-202123Caja 0 300.000Pago de arriendo local mes de enero 2021

  • El número de operación depende de las operaciones que haya tenido antes la empresa.
  • La Glosa es el detalle de la transacción.

EJEMPLO:

Registrar las siguientes transacciones en el Libro Diario

  1. Una emprendedora inicia actividades el 5 de enero del 2021 y aporta $1.500.000 como capital para empezar. Su empresa es una comercializadora de juguetes.
  2. Un mes después, el 6 de febrero abre una cuenta bancaria a la cual deposita $1.000.000.-
  3. Ese mismo día compra en efectivo $350.000 en juguetes.
  4. El día 13 de enero vende $50.000 y le pagan con redcompra. El valor de la mercadería vendida es de $28.000.-
  5. El 14 de enero vende $35.000 y le pagan con efectivo. El valor de la mercadería es de $15.000.-
  6. El día 15 de enero, le devuelven una venta por $10.000. El costo de este juguete era de $4.500.-
  7. El mismo día vende $100.000 y le pagan $60.000 de inmediato y el resto a crédito para el siguiente mes. El costo de esta mercadería era de $50.000.-
  8. Al día siguiente, paga $60.000 por internet, agua, luz y teléfono. Lo hace a través de transferencia.
  9.  El 20 de enero la emprendedora retira $200.000 para sus gastos personales.
  10. El 26 de enero paga el arriendo mensual del local por $180.000 con tarjeta.

Registro:

FechaN° operaciónCuentaDebeHaberGlosa
05/01/20211Caja1.500.0000Aporte de capital inicial
05/01/2021 1Capital 01.500.000 Aporte de capital inicial
06/01/2021 2Banco1.000.0000Apertura cuenta bancaria
06/01/2021 2 Caja 0 1.000.000 Apertura cuenta bancaria
06/01/2021 3Mercadería350.0000Compra de mercadería
06/01/2021 3 Caja 0 350.000 Compra de mercadería
13/01/2021 4 Banco 50.0000Venta de mercadería
13/01/2021 4Ingresos por ventas 0 50.000 Venta de mercadería
13/01/2021 5Costo de venta28.0000Costo de venta
13/01/2021 5 Mercadería 0 28.000 Costo de venta
14/01/2021 6 Caja 35.0000Venta de mercadería
14/01/2021 6 Ingresos por ventas 0 35.000 Venta de mercadería
14/01/2021 7 Costo de venta 15.0000Costo de venta
14/01/2021 7 Mercadería 0 15.000 Costo de venta
15/01/2021 8 Ingreso por ventas 10.0000Devolución del monto de la venta cliente
15/01/2021 8 Caja 0 10.000 Devolución del monto de la venta cliente
15/01/2021 9 Mercadería 4.5000Reincorporación de la mercadería devuelta
15/01/2021 9 Costo de venta 0 4.500 Reincorporación de la mercadería devuelta
15/01/2021 10 Banco 60.0000Venta de mercadería
15/01/2021 10Deudas clientes40.0000 Venta de mercadería
15/01/2021 10 Ingreso por ventas 0100.000 Venta de mercadería
15/01/2021 11 Costo de venta 50.0000 Costo de venta
15/01/2021 11 Mercadería 0 50.000 Costo de venta
16/01/2021 12Servicios básicos60.0000Pago de servicios básicos
16/01/2021 12 Banco 0 60.000 Pago de servicios básicos
20/01/2021 13Cuenta personal socia200.0000Retiro de la dueña
20/01/2021 13 Banco 0 200.000 Retiro de la dueña
26/01/2021 14Arriendo180.0000Pago de arriendo de local
26/01/2021 14 Banco 0 180.000 Pago de arriendo de local

  • Para la emprendedora del ejemplo, este sería su Libro diario del mes de enero del 2021.
  • El número de transacciones es mayor a las enumeradas en el enunciado, ya que por cada venta que se haga, se debe agregar la transacción del Costo de Venta. Esto es importante porque debemos reflejar las disminuciones de mercadería.

IMPORTANTE:

  • La anotación que se efectúa en el Libro Diario, para contabilizar una operación, recibe el nombre de “asiento contable”.
  • Después de registrar, debemos asegurarnos que los valores del DEBE, suman igual que los valores del HABER.
  • Según la transacción, un asiento puede ser simple (registra sólo 2 cuentas) o compuesto (registra 3 o más cuentas).

2.2 Libro Mayor

Este libro también recopila las transacciones diarias, pero lo va a haciendo por cuenta. Es decir, existe un libro mayor para cada cuenta y en él se van registrando todos los cargos y abonos de esa cuenta. (Recordar el tratamiento de las cuentas contables. Ver Guía 02 “Tratamiento de Cuentas”).

Desde el libro diario, podemos obtener los libros mayores de todas las cuentas, aunque también podemos registrarlo de manera separada. 

Tomando el mismo ejemplo utilizado anteriormente, se generan los siguientes Libros Mayores:

  1. Cuenta Arriendo

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
26/01/202114Arriendo180.000Pago de arriendo de local

  1. Cuenta Banco

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
06/01/20212Banco1.000.000Apertura cuenta bancaria
13/01/20214Banco50.000Venta de mercadería
15/01/202110Banco60.000Venta de mercadería
16/01/202112Banco60.000Pago de servicios básicos
20/01/202113Banco200.000Retiro de la dueña
26/01/202114Banco180.000Pago de arriendo de local

  1. Cuenta Caja

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
05/01/20211Caja1.500.000Aporte de capital inicial
06/01/20212Caja1.000.000Apertura cuenta bancaria
06/01/20213Caja350.000Compra de mercadería
14/01/20216Caja35.000Venta de mercadería
15/01/20218Caja10.000Devolución del monto de la venta a cliente

  1. Cuenta Capital

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
05/01/20211Capital1.500.000Aporte de capital inicial

  1. Cuenta Costo de Venta

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
13/01/20215Costo de venta28.000Costo de venta
14/01/20217Costo de venta15.000Costo de venta
15/01/20219Costo de venta4.500Reincorporación de la mercadería devuelta
15/01/202111Costo de venta50.000Costo de venta

  1. Cuenta Cuenta Personal Socia

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
20/01/202113Cuenta personal Socia200.000Retiro de la dueña

  1. Cuenta Deudas Clientes

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
15/01/202110Deudas Clientes40.000Venta de mercadería

  1. Cuenta Ingresos por ventas

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
13/01/20214Ingresos por ventas50.000Venta de mercadería
14/01/20216Ingresos por ventas35.000Venta de mercadería
15/01/20218Ingresos por ventas10.000Devolución del monto de la venta a cliente
15/01/202110Ingresos por ventas100.000Venta de mercadería

  1. Cuenta Mercadería

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
06/01/20213Mercadería350.000Compra de mercadería
13/01/20215Mercadería28.000Costo de venta
14/01/20217Mercadería15.000Costo de venta
15/01/20219Mercadería4.500Reincorporación de la mercadería devuelta
15/01/202111Mercadería50.000Costo de venta

  1. Cuenta Servicios Básicos

Fecha N° Operación Cuenta Debe Haber Glosa
16/01/202112Servicios Básicos60.000                –   Pago de servicios básicos


3. Estados Financieros

Para conocer la situación económica y financiera de una empresa y el historial de ésta, la información de la entidad se debe procesar, ordenar y presentar en 5 informes financieros o estados contables, conocidos comúnmente como Estados Financieros.

A continuación, se describen los 5 Estados Financieros obligatorios y en el Anexo 1 – “Ejemplos de Estados Financieros” se encuentra el conjunto de estados financieros de dos empresas.

3.1 Balance General o Estado de Situación Financiera

Este estado también es conocido como Balance General. Refleja la situación financiera de una entidad en una fecha determinada, generalmente los períodos son de enero a diciembre. La información está ordenada en cuentas contables que van acumulando las transacciones que realiza la empresa y dichas cuentas se dividen en tres grupos:

  • Cuentas de activo
  • Cuentas de pasivo
  • Cuentas de patrimonio

En la Guía 04 “Balance Contable” y en la Cápsula “Balance Contable” se aborda en detalle este estado financiero.

3.2 Estado de Resultados

Nos muestra de manera ordenada y detallada el historial de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio, es decir, por una parte, tenemos todos los ingresos y, por otra parte, los costos (egresos relacionados directamente con la actividad comercial. Por ej.: Insumos para producir lo que se va a vender) y gastos (egresos que se relacionan de manera indirecta. Por ej.: Gastos de administración, Pago de servicios básicos).

En otras palabras, se puede observar en este estado financiero el resultado final considerando todas las pérdidas y ganancias del período estudiado.

3.3 Estado de Flujo de Efectivo

En contabilidad, “efectivo y equivalentes de efectivo” se refiere a todo activo de corto plazo que pueda ser convertido en dinero en menos de 90 días sin riesgo de pérdida de valor.  Por lo tanto, todo el dinero del que dispone la empresa de manera inmediata se considera efectivo o equivalente de efectivo. Por ejemplo, se considera efectivo al dinero depositado en el banco, a deudores a quienes podamos cobrar de manera inmediata, a la caja chica, etc. 

Entonces, este estado nos informe sobre el origen y la utilización de los movimientos de efectivo y sus equivalentes. En él se reflejan el origen del efectivo (todos los cobros) y usos de efectivo (pagos) realizados por la empresa en el período estudiado.

3.4 Estado de Cambios Patrimoniales

El patrimonio de una empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que permite que la empresa funcione. En términos simples, el patrimonio corresponde a la diferencia entre activos y pasivos, es decir, los recursos que le quedan a la entidad una vez que se pagan todas las deudas y obligaciones.

Entonces, este estado financiero refleja los movimientos en las cuentas que forman parte del patrimonio. Los cambios en el patrimonio pueden derivar del resultado del ejercicio (análisis de pérdidas y ganancias), variaciones originadas por operaciones con los propietarios o socios de la empresa (aporte de capital, retiro de utilidades) y del resto de variaciones y ajustes contables.

3.5 Notas explicativas

Las notas a los Estados Financieros también forman parte integrante de ellos. Son aclaraciones o explicaciones de hechos o situaciones cuantitativas o cualitativas que se presentan en el movimiento de las cuentas, las que deben analizarse conjuntamente con los demás estados financieros para una correcta interpretación.

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