Los resultados esperados de un proyecto son los productos tangibles que queremos que se generen con la ejecución del mismo, como resultado de los objetivos específicos. Si no hay resultados, el proyecto no tuvo éxito, por lo que debemos definirlo muy bien y apuntar todos los esfuerzos para generar las actividades que garanticen su cumplimiento.
Para redactarlos, procura tener tus objetivos específicos corregidos, puesto que desde allí los descubriremos. Una forma sencilla de conseguirlo, es indicar el número de productos tangibles que se espera de cada objetivo, como bien lo detalla el siguiente ejemplo:
| Objetivos específicos | Resultado esperado |
| Crear y equipar un nuevo espacio para realizar deporte | Número de máquinas o elementos para equipar |
| Realizar actividades deportivas para promover la actividad al aire libre | Número de actividades deportivas |
| Concientizar sobre la alimentación rica para incentivar a que coman mejor, por medio de talleres | Número de talleres |
¿Por qué no poner el número de niños que participan de las actividades deportivas como resultado esperado? Porque esa cifra indicará si el objetivo se cumplió.
¿Qué son específicamente los indicadores?
Son los hechos concretos que se pueden cuantificar y medir, con el fin de saber si el proyecto tuvo resultados y si los recursos fueron bien usados. Es por esto que son cruciales para evaluar si se cumplieron con las expectativas y así, en caso de que no ocurra, poder ir mejorando la ejecución.
Es por eso que Peter Drucker, un conocido consultor de negocio austriaco, acuñó la frase: “Lo que no se mide, no se controla, y lo que no se controla, no se puede mejorar”. Veamos los distintos indicadores que podemos utilizar a la hora de formular un proyecto, aplicado a nuestro ejemplo.
- Indicadores de impacto: Miden el cambio que hay entre la situación sin proyecto y la situación con proyecto. Suelen usarse para resultados de largo plazo. Por ejemplo: Disminución de la tasa de sobrepeso en los niños.
- Indicadores de resultado: Miden si se alcanzó o no el resultado esperado. Por ejemplo: Número de horas de actividad física realizada por los niños al mes.
- Proceso: Miden cómo avanzan las actividades planeadas. Por ejemplo: Porcentaje de asistenta o % de realización.
Según el resultado esperado que asocies a cada objetivo, deberás definir un medio de verificación que te permita dar constancia de la realidad. Algunos medios de verificación pueden ser:
- Listas de asistencia.
- Facturas de compra o boleta.
- Autorización de los padres.
- Fotografías.
- Encuestas o evaluaciones.
Es muy importante que vayas generando estos medios en la medida que se vaya ejecutando el proyecto, de ese modo evitas que no se tomen o terminen perdiéndose. En el caso de que esto ocurra, podrías verte en la obligación de devolver el dinero ¡Y nadie quiere que eso te pase!
Carta Gantt
Es una herramienta que nos permite ordenar todas las actividades que tenemos que hacer a lo largo de un tiempo determinado. Quizás ya hayas trabajado con una, podría verse así:
| Tareas | Responsable | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| Hacer las compras | Ana | X | |||||||||||||||||
| Diseñar información | Daniela | X | |||||||||||||||||
| Reunión comunidad | José | X | |||||||||||||||||
| Difundir el programa | Daniela | X | X | ||||||||||||||||
| Implementar la sede | José | X | X | ||||||||||||||||
| Inauguración sede | Equipo | X | |||||||||||||||||
| Inscripción niños | Carlos | X | X | X | X | ||||||||||||||
| Hacer taller 1 | Laura | X | X | X | |||||||||||||||
| Hacer taller 2 | Josefa | X | X | X | |||||||||||||||
| Hacer taller 3 | Arturo | X | X | X | |||||||||||||||
| Generar informes | Ana | X | X | ||||||||||||||||
| Hacer evaluaciones | Carlos | X | X | ||||||||||||||||
| Ceremonia de cierre | Daniela | X | |||||||||||||||||
| Evaluación | José | X |
Veamos cómo se diseña una Carta Gantt paso a paso.
- Paso 1: Escribir la lista de actividades a realizar para llevar el proyecto a cabo. En el ejemplo se enumeran 14, pero pueden ser muchas más según la dimensión del proyecto.
- Paso 2: Ordenarlas de forma cronológica, guiándote por una línea de tiempo que sea coherente con los resultados de cada actividad.
- Paso 3: Revisa los objetivos específicos y procura que no falte ninguna actividad. Y si se te ocurre una que no habías considerado, agrégala.
- Paso 4: Asigna un responsable a cada actividad, limitándose idealmente solo a uno. Es probable que en más de alguna actividad participen varias personas del equipo, pero al haber un solo responsable, sabrás en quién delegar mejor y así poder controlar los avances. Considera a ese responsable como el jefe de esa cuadrilla.
- Paso 5: Planifica cada actividad, según la o las semanas que la actividad debe ser ejecutada.
- Paso 6: Comparte la Carta Gantt con el equipo y evalúen entre todos que todo esté bien planificado. Es muy importante que todos estén de acuerdo y entiendan sus responsabilidades, como fechas de ejecución.
Variaciones en la Carta Gantt
Una carta Gantt pudiera requerir de mayor información, como por ejemplo un resultado esperado.
Otra variación puede ser que el tiempo esté sujeto a meses.
| Tareas | Resultado esperado | Responsable | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| Hacer las compras | Listado de compras | Ana | X | |||||||||||||||||
| Diseñar información | Número de diseños | Daniela | X | |||||||||||||||||
| Reunión comunidad | Número de asistentes | José | X | |||||||||||||||||
| Difundir el programa | Número de actividades | Daniela | X | X | ||||||||||||||||
| Implementar la sede | Número de equipamiento | José | X | X | ||||||||||||||||
| Inauguración sede | Número asistentes | Equipo | X | |||||||||||||||||
| Inscripción niños | Número de inscritos | Carlos | X | X | X | X | ||||||||||||||
| Hacer taller 1 | Número de participantes | Laura | X | X | X | |||||||||||||||
| Hacer taller 2 | Número de participantes | Josefa | X | X | X | |||||||||||||||
| Hacer taller 3 | Número de participantes | Arturo | X | X | X | |||||||||||||||
| Generar informes | Número de informes | Ana | X | X | ||||||||||||||||
| Hacer evaluaciones | Número de evaluaciones | Carlos | X | X | ||||||||||||||||
| Ceremonia de cierre | Número de asistentes | Daniela | X | |||||||||||||||||
| Evaluación | Número de mejoras | José | X |
¿Para qué sirve una Carta Gantt?
- Ayuda a ver la panorámica de las actividades del proyecto, desde sus etapas.
- Define las fechas por cumplir, estableciendo un cronograma que facilita el cumplimiento de los avances propuestos.
- Promueve la evaluación continua, permitiendo identificar a tiempo algún atraso o descoordinación en el plan.
- Favorece la coordinación y comunicación del equipo.
- Motiva al equipo, sobre todo cuando se va coloreando el indicador de progreso por etapa.
Equipo
Los antecedentes del equipo ejecutor son un punto muy importante en la evaluación del proyecto, puesto que se premiará la experiencia en el tema principal a abordar por el proyecto.
¿Cómo presento a mi equipo para obtener una mejor evaluación?
La clave es destacar la mayor cantidad de experiencias que cada participante del equipo haya tenido en actividades relacionadas con el problema diagnosticado, o bien con la población afectada, es decir, el beneficiario. Por ejemplo, quizás un integrante no tenga experiencia trabajando en temas de obesidad, pero se desempeñó como encargado de comunidades en una junta de vecinos del sector por 2 años.
¿Qué pasaría si alguna persona no tuviera experiencia?
En ese caso es de gran ayuda destacar los conocimientos que tenga la persona, más aún si se pueden validar con algún documento que lo certifique. En otras palabras, toda hora de formación suma, mientras más mejor.
¿Es de ayuda reconocer sus intereses?
Claro que sí. El objetivo es mostrar que la ejecución del proyecto quedará a cargo de un equipo comprometido con el objetivo final. En ese aspecto, la pasión puede aportar mayor credibilidad.
Respecto a las responsabilidades de cada integrante, hay que definir cuáles serán sus funciones. Por ello, es recomendable poder asignar un cargo. Ejemplos de posibles “cargos”: Coordinador de talleres, Encargado de evaluación y monitoreo, Encargado de difusión y comunicaciones.
Por último, señalar que, si la organización o el equipo ya obtuvo financiamiento o ejecutó proyectos similares en el pasado, es importante señalar los objetivos, resultados y financiamiento ejecutado de ese programa.