¿QUÉ ES LA FORMALIZACIÓN Y PARA QUÉ SIRVE?
Para cumplir con las obligaciones que me exige la ley al momento de emprender, lo primero que debemos hacer es formalizar nuestro negocio. Lo que significa, entre otras cosas, realizar los trámites para incorporarse en los registros oficiales que establece la Ley y cumplir con los impuestos a pagar, las cotizaciones previsionales o seguridad social y otras leyes, por ejemplo, el código del trabajo en el caso de que tengamos trabajadores/as contratados/as.
Las etapas de la formalización son las siguientes:
1. Constitución legal y jurídica
La constitución legal de la empresa es el proceso a través del cual una persona o un grupo de personas registran su empresa ante el gobierno con el fin de que sea reconocida por la ley.
En etapa, debemos decidir si conformaremos nuestra empresa como Persona Natural o como Persona Jurídica.
1.1 Persona Natural
Una persona natural es cualquier ser humano que puede ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones a título personal. Por lo tanto, si decidimos formalizar nuestra empresa como Persona Natural estamos agregando a nuestros derechos y obligaciones civiles, las responsabilidades que conlleva el ser una empresa.
En este caso, la empresa y el/la dueño/a funcionan con el mismo Rut, por lo tanto, la persona deberá dejar como garantía sus bienes personales para asumir las obligaciones.
| CARACTERÍSTICAS PERSONA NATURAL |
|---|
| En este caso la persona (dueña de la empresa) ejerce todos los derechos y obligaciones de la empresa a su nombre |
| Es responsable personalmente de las deudas y obligaciones con su patrimonio personal (se mezcla con todos sus bienes a su nombre) |
| Funciona con el mismo Rut de la persona natural |
| Debe estar conformada solamente por una persona |
| No requieren demostrar una capital para emprender su actividad |
1.2 Persona Jurídica
Si decidimos formalizarnos como Persona Jurídica la empresa funciona como una persona ficticia la cual es distinta a la/s persona/s que la constituyan. En este caso la empresa tiene su propio Rut, ejerce sus propios derechos y cumple sus obligaciones a nombre de ella misma.
Los/as dueños/as solo asumen la responsabilidad que corresponde al aporte de capital que hicieron. A esto se le llama “responsabilidad limitada” y es la mayor ventaja de crear una Persona Jurídica, la cual es la opción que recomendamos.
| CARACTERÍSTICAS PERSONA JURÍDICA |
|---|
| La empresa asume todos los derechos y obligaciones de la misma |
| Las deudas u obligaciones se limitan a los bienes de la empresa (no se involucran los bienes de las personas) |
| La empresa tiene su mismo Rut |
| Puede ser formada por una o más personas |
| Requieren de un capital, en dinero o bienes, para su constitución |
TIPO DE EMPRESAS
Una vez que determinamos si nos vamos a constituir como Persona Natural o Persona Jurídica, debemos elegir el tipo de empresa que vamos a utilizar:
TIPOS DE EMPRESAS COMO PERSONA NATURAL
Como Persona Natural solo es posible ser Empresa Unipersonal (Persona natural con negocio):
- Empresa Unipersonal
El/la propietario/a de la empresa asume la capacidad legal de la empresa a título personal y de forma ilimitada. Esta empresa debe tener un/a solo/a propietario/a, quien también asume la representación y el manejo de la empresa.
TIPOS DE EMPRESAS COMO PERSONA JURÍDICA
Como Persona Jurídica es posible elegir entre distintos tipos de empresas y sociedades, los recomendados para micro y pequeñas empresas, son los siguientes:
- Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Esta sociedad puede ser creada por una sola persona natural, por lo que estará a cargo de quien la crea, aunque es posible contratar a otra persona para que la administre.
Debe tener como nombre o razón social la actividad de la empresa, seguida por el nombre y apellidos del dueño, y siempre debe terminar con “Empresa Individual de Responsabilidad Limitada” o “EIRL”. Por ejemplo: “Transportes Juan Pedro Bustos Riquelme EIRL”. Además, puede tener un nombre de fantasía, por ejemplo “Buses del Sur EIRL”.
La representación legal también está a cargo del dueño/a.
No se puede tener socios/as y sólo se puede desarrollar un negocio o giro comercial. Por ejemplo, si instalamos una panadería, sólo podremos dedicarnos a eso.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)
Debe tener al menos dos socios y un máximo de 50 socios, que pueden ser personas naturales o personas jurídicas.
La Sociedad de Responsabilidad Limitada puede tener el nombre de uno/a o más socios/as, o una referencia al objeto o actividad comercial de la sociedad, y siempre debe terminar con la palabra “Limitada”. Por ejemplo: “Arredondo Hermanos Limitada”.
Se puede administrar entre todos/as los/as socios/as conjuntamente (ninguno puede actuar individualmente), o indistintamente (pueden actuar individualmente), o también pueden contratar a un tercero para que la administre. La representación legal también puede recaer en los/as socios/as o en un tercero.
En esta sociedad puedes desarrollar más de un negocio o giro comercial.
- Sociedad por Acciones (SpA)
Esta sociedad puede tener cualquier nombre, siempre que la frase termine con la sigla “SpA”.
Puede tener uno o más socios/as, con un máximo de 499 socios, que pueden ser personas naturales o jurídicas (otras empresas, fundaciones, etc.).
El capital que aportan los socios/as se divide en acciones. Por eso a los socios de una SpA se les llama accionistas. Por lo tanto, las ganancias o utilidades de la empresa se reparten en proporción a la cantidad de acciones que cada uno posea.
La administración de la SpA es libre, es decir, puede ser administrada por uno/a o más socio/as, por un directorio, gerente/a general o administrador/A, o incluso por un tercero designado por los accionistas en el estatuto social. El/la representante legal también puede ser uno/a o varios/as accionistas, o un tercero, como el gerente general, por ejemplo.
En la SpA se pueden tener varios giros o actividades comerciales.
Al decidir el tipo de empresa que queremos formalizar, debemos también considerar elementos importantes tales como definir si vamos a emprender solos/as o acompañados/as, en caso de tener socios/as definir la participación de cada uno/a, los/as administradores/as del negocio, el domicilio donde se desarrollará la actividad, el capital inicial para funcionar y el nombre de la empresa.
Teniendo todo esto definido, podemos realizar finalmente los trámites para constituir la empresa ante la ley. Esto se puede hacer de dos maneras:
- Forma tradicional: Se debe contar con la asesoría de un/a abogado/a que elabore la escritura (estatutos) de constitución de la sociedad y un extracto, documentos que deben ser firmados en una notaría. Luego, el extracto debe ser inscrito en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces y ser publicado en el Diario Oficial.
Al crear la empresa de esta forma, se deben considerar gastos notariales y honorarios de abogado/a.
- Por internet: Se puede crear una empresa a través de Internet, llenando un formulario según el tipo de empresa, el cual está disponible en: https://www.registrodeempresasysociedades.cl/. El formulario (Ver material: “Formulario Empresa en un día”) solicita información relacionado con el nombre o razón social de la empresa, el domicilio, los datos personales de los/as socios/as, el capital inicial, entre otros. Una vez enviada la información, se genera un certificado de constitución que, en otras palabras, son los estatutos de la empresa, los cuales no son necesarios inscribir en el Conservador de Bienes Raíces ni publicar su extracto en el Diario Oficial. (Ver material: “Ejemplo Estatutos de Constitución”)
Esta manera simplificada de crear una empresa, disminuye notoriamente los costos de tramitación, ya que solamente se debe considerar el costo de adquirir una Firma Electrónica Avanzada. La Firma Electrónica Avanzada es una firma que se puede comprar en línea, tiene validez legal y es otorgada por proveedores acreditados, lo que elimina la necesidad de concurrir a firmar ante notario.
Los proveedores y valores entre los que fluctúa la Firma Electrónica Avanzada para realizar el trámite de la constitución legal de la empresa, son los siguientes (actualizados al 22-01-2021):
- FIRMA.CL 🡪 $1.990 (Incluye firmas ilimitadas por un año)
- E-CERTCHILE 🡪 $950 (Incluye 1 firma)
- ACEPTA 🡪 $2.000 (Incluye 5 firmas)
- FIRMA YA 🡪 $900 (Incluye 1 firma)
2. Inicio de Actividades en el Servicio de Impuestos Internos
Si escogemos la opción de tener nuestra empresa como persona jurídica, luego de la constitución, viene la segunda etapa de la Formalización: la Obtención del Rut y el Inicio de Actividades en el SII.
Si una empresa fue constituida de la manera tradicional, se debe solicitar en el Servicio de Impuestos Internos el Rut que la identificará. Este trámite se puede hacer completamente en línea (Ver material “SII – Guía de Obtención de Rut” y “Formulario 4415”):
- En MiSII, Trámites en Línea, selecciona “Rut e Inicio de Actividades”, sección “Inscripción y Obtención de N° de Rut”, y luego el tipo de sociedad, empresa, o persona natural extranjera que lo requiere.
- Completa el formulario e información requerida. Adjunta los documentos que solicite el sistema y selecciona “enviar solicitud”.
- Tus antecedentes serán revisados por el SII. Se te solicitará adjuntar documentos, y dependiendo del tipo de contribuyente, en algunos casos deberás esperar la revisión de estos documentos.
- Una vez validada la información, recibirás un correo con el Certificado de Obtención de Rut.
Para quienes constituyan su empresa por internet, el sistema le entregará automática un Rut, por lo tanto, se eximen de llenar este formulario.
- El siguiente paso es Iniciar Actividades, lo que significa, en palabras simples, dar aviso al Servicio de Impuestos Internos que nuestra empresa (o nosotros/as mismos/as en caso de ser persona natural) va a comenzar a realizar cierta actividad económica.
Esto también se hace a través de un formulario en línea (Ver material “Formulario 4415”) y, antes de llenarlo, es muy importante conocer el Código de la Actividad Económica que desarrollar la empresa. La lista de códigos es extensa y podemos verlos todos en https://www.sii.cl/ayudas/ayudas_por_servicios/1956-codigos-1959.html. Por ejemplo, si nuestro negocio es una Panadería, el código que nos corresponderá es el 107100 (Elaboración de productos de panadería y pastelería).
Los Pasos para Iniciar Actividades son:
- En MiSII, trámites en línea, seleccionar Inicio de Actividades. Ingresar el RUT del contribuyente que iniciará actividades (rut de la persona o empresa, según corresponda).
- En formulario, ingresa la fecha de Inicio de la(s) Actividad(es) que vas a desarrollar, y el tipo de documentos a emitir. Registra el domicilio donde desarrollarás la actividad.
- Para finalizar el trámite, el SII puede solicitarte antecedentes de acreditación de tu actividad.
- Una vez revisados satisfactoriamente los antecedentes entregados, recibirás un correo electrónico con el Certificado de Inicio de Actividades.
3. Patente Municipal
Existen otros requisitos legales que garantizan que la empresa pueda funcionar en la práctica. Buscan fiscalizar cumplimiento de las condiciones estructurales, sanitarias y ambientales necesarias para ejercer la actividad económica. Estos requisitos son necesarios para obtener la Patente Municipal y comenzar nuestra actividad.
Se recomienda ir a la municipalidad correspondiente para comprobar que tanto el lugar como el inmueble son aptos para desarrollar la actividad y averiguar los pasos a seguir para obtener la patente. Las municipalidades son diferentes entre sí, y pueden tener distinto nivel de exigencia para cada rubro.
Algunos de los certificados más comunes son:
- Certificados sanitarios: Si producen alimentos (Actualmente se pueden solicitar en el “Sistema de Trámites en Línea” del Ministerio de Salud).
- Autorización sanitaria: Establece si una actividad comercial relacionada con la producción, elaboración, preservación, conservación, envasado, almacenamiento, distribución, expedición y/o consumo de alimentos o aditivos alimentarios reúne todas las condiciones técnicas para controlar los riesgos asociados a esa actividad. Se entrega luego de una inspección en terreno de la empresa ya instalada, previo a su funcionamiento.
- Autorización sanitaria: Establece si una actividad comercial relacionada con la producción, elaboración, preservación, conservación, envasado, almacenamiento, distribución, expedición y/o consumo de alimentos o aditivos alimentarios reúne todas las condiciones técnicas para controlar los riesgos asociados a esa actividad. Se entrega luego de una inspección en terreno de la empresa ya instalada, previo a su funcionamiento.
- Autorización sanitaria: Establece si una actividad comercial relacionada con la producción, elaboración, preservación, conservación, envasado, almacenamiento, distribución, expedición y/o consumo de alimentos o aditivos alimentarios reúne todas las condiciones técnicas para controlar los riesgos asociados a esa actividad. Se entrega luego de una inspección en terreno de la empresa ya instalada, previo a su funcionamiento.
- Certificados municipales: Todos se solicitan directamente en la Dirección de Obras de las municipalidades.
- Certificado de Informaciones Previas: Indica que el lugar donde se pretende desarrollar el negocio, es apto para ello.
- Certificado de zonificación: Especifica las indicaciones de uso de suelo y exigencias del plan regulador de la comuna. Se solicita en la municipalidad para tener la patente.
Además de los certificados mencionados anteriormente, para la Patente Municipal debemos contar con los siguientes documentos:
- Solicitud por escrito de la Patente (entregar formulario tipo).
- Fotocopia del R.U.T.
- Contrato de Arriendo o acreditar dominio del terreno.
- Fotocopia Escritura Sociedad (Cuando es Empresa o Sociedad)
- Poder Legal de Representación (Cuando es Empresa o Sociedad)
- Croquis de ubicación simple (para poder llegar al Local Comercial)
- Certificado de Capital Propio.
- Copia Iniciación de Actividades (S.I.I.)
MATERIALES
Ejemplo Estatutos de Constitución
Formulario 4415
Formulario Empresa en un día
SII – Guía Obtención Rut